Sentralisasi dan Desentralisasi Dalam Pengorganisasian Kantor

Sentralisasi dan Desentralisasi

Dalam Pengorganisasian Kantor

Hana Nopitasari

135254012

Program Studi D4 Administrasi Bisinis

Jurusan Administrasi Niaga

Politeknik Negeri Bandung

2015

Abstract

Organizing the office is one of the principles in achieving organizational goals. With the organization of the office, the office of an organization can achieve its objectives in full with efficient and healthy. In organizing the office, there are principles which is one of the functions of management, namely job specialization, departmentalization, chain of command, span of control, centralization and decentralization, as well as the formalization. The principles will make the office work into a harmonious and orderly. One of these is the sixth principle of centralization and decentralization in which the principle is the basis for determining the holders of authority and decision-making in an organization offices. Along with its development, the two principles are combined into one, forming the mixture principle, where the principle is a combination of the principles of centralization and decentralization. Each principle has its advantages and disadvantages of each, which will be taken into consideration in determining the principles to be used in an organization. This article will discuss more fully on these three principles, and examples of its application in the filing system in the office.

Keywords: centralization, desntralisasi , principle

I. Pendahuluan

Penetapan  asas pengorganisasisan perkerjaan dalam suatu kegiatan perkantoran sangat penting untuk mengkoordinasi pekerjaan atau mengorganisasi satu kesatuan yang harmonis. Menetapkan asas untuk pekerjaan kantor sangat mempengaruhi pencapaian perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Pada hakikatnya penetapan asas pengorganisasian dalamperkantoran merupakan salah satu dari prinsip organisasi perkantoran. Hal ini merupakan langkah awal dalam menentukan pekerjaan kantor yang sinkron dan teratur dalam rangka melakukan kegiatan manajemen kantor seperti perencanaan, pengontrolan, pengambilan keputusan, pertanggung jawaban, dan penilaian dengan efektif dan efisien.

Pegawai tidak akan bersifat produktif tanpa memiliki tugas serta tangugng jawab yang jelas. Setia individu dalam organisasi tidak dapat mencapai tujuannya masing-masing sehingga harus ada managing untuk mengoordinasikan individual effort (Rismansah, 2008). Oleh karena itu, pemilihan pekerjaan kantor yang tepat akan sangat mempengaruhi hasil keinerja kantor itu sendiri. Oleh karena itu, dalam menentukan sistem untuk mengordinasi pekerjaan kantor harus sesuai dengan keadaan kantor itu sendiri.

Pengkoordinasian pekerjaan ini memungkinkan anggota organisasi untuk tetap mengarahkan aktivitasnya kearah pencapaian tujuan organisasi dan mengurangi ketidakefisienan serta konflik yang merusak. Pengkoordinasian dimaksudkan agar setiap pegawai, manajer maupun setiap departemen mengetahui tugas dan tanggung jawab yang dimilikinya, sehingga tidak akan terjadi ketidakseimbangan atau ketidak teraturan dalam melaksanakan fungsi manajemen dalam perkantoran.

Dalam upaya pengingkatan produktivitas pegawai dalam mejalankan kegiatan kantor, diperlukan pemilihan asan pengorganisasian pekerjaan kantor yang tepat dan seusai dengan keadaan organisasi itu sendiri. Dalam mengordinasi pekerjaan kantor, dikenal adanya asas sentralisasi, desentralisasi serta asas gabungan antara sentralisasi dan desentraliasai yang biasa disebut sebagai asas campuran. Ketiga asas ini dipakai untuk menentukan sistem pekerjaan yang akan berlaku di dalam suatu organisasi perkantoran. Artikel ini akan lebih lengkap mengani sentralisasi dan desantralisasi dalam sitem perkantoran.

II. Prinsip Organisasi

Prinsip pengorganisasian merupakan salah satu dari lima fungsi manajemen yang sangat berperan dalam pencapaian operasi perusahaan secara efektif dan efisien (Sukoco, 2007). Fungsi ini akan menetukan apakah suatu organisasi bisa mengoptimalkan efisiensi penggunaan sumber dayanya, baik SDM maupun sumber daya yang lain. Fungsi ini di definisikan oleh Robbins (2003) sebagai aktivitas yang menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang akan dilaporkan hasilnya, dan di mana keputusan mengenai hal tersebut akan dibuat. Semua aktivitas tersebut termasuk salah satu tanggung jawab manajer administrasi dalam mendesain struktur organisasi sebuah perusahaan.

Menurut (Robbins, 2003) , (Cortada, 2001) dan (Gitlow, 2001) ada enam prinsip penting yang harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi :

1.                  Spesialisasi Pekerjaan

Hal ini didefinisikan sebagai derajat di mana tugas dalam organsasi dibagi menjadi beberapa pekerjaan. Spesialisasi menjadi tereknal setelah pada awal abad 20 Henry Ford berhhasil mengimplementasikan spesialisai pada assembly line Ford model T dan menjadi best seller pada masanya. Melalui pembagian tugas yang spesifik dan berulang-ulang efisiensi dapat dicapai, sehingga ford dapat menawarkan harga mobil jauh lebih murah dibandingkan produsen mobil lain. Sejak saat itu, spesialisasi pekerjaan menjadi standar bagi dunia industri di seluruh dnia, terutam apekerjaan yang hanya memerlukan skill rendah

Pengulangan tugas yang serupa dalam jangka waktu lama akan meningkatkan tingkat produktivitas dan efisiensi sebuah pekerjaan. Namun, di sisi lain hal ini juga akan meningkatkan rasa bosan, stress, kualitas pekerjaan yang rendah, meningkatnya tingkat mangkir dari kerja dan tingginya turn over. Jika disimpulkan, kegiatan tersebut akan mereduksi semua manfaat yang dijanjikan oleh penerapan spesialisasi pekerjaan. Pemberian variasi pekerjaan dan tugas, yang memberikan kesempatan untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir atau menempatkannya dalam sebuah tim yang bisa bertukar pengalaman dan skill, terbukti dari meningkatnya produktivitas seiring dengan meningkatnya kepuasan kerja karyawan. Oleh karena itu, seorang manajer administrasi harus dapat menentukan pekerjaan mana yang perlu dispesialisasi dalam rentang waktu yang ditetapkan, sehingga dampak negative dari spesialisai pekerjaan dapat dihindari.

2.                  Departementalisasi

Unsur ini merupakan dampaj dari penerapan spesialisasi pekerjaan, dengan mengelompokkan pekerjaan serupa dalam satu departemen. Misalnya, fungsi administrasi yang berhubungan dengan keuangan dapat dikelompokkan pada divisi keuangan ataupun semua pekerjaan yang berkaitan dengan penjualan dapat digabungkan pada departemen pemasaran. Kategori ini sangat sering digunakan untuk mengelompokkan pekerjaan berdasarkan kesamaan fungsi yang dijalankan.

Pembagian tugas ini dapat dilakukan dengan melihat produk yang dihasilkan sebuah perusahaan. Sebagai contoh, Indofood Group mengelompokkan produksi yang berkaitan dengan makanan instant (Indomie, Supermie, Sarimi, maupun Kecap Bango) dalam PT. Indofood Sukses Makmur. Hal ini dapat meningkatkan akuntabilitas pada kinerja sebuah produk, karena semua aktivitas yang berkaitan dengan produk yang serupa (makanan) di bawah kordinasi perusahaan atau manajer yang sama

Kategori lain dalam departementalisasi adalah berdasarkan wilayah atau geografi. Perusahaan yang mempunyai terget market regional, nasional maupun internasional, biasanya memilih jenis ini. Microsoft dan perusahaan multinasional yang lain biasanya menempatkan seorang country manager yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan semua fungsi perusahaan di Indonesia.

Kategori terakhir adalah berdasarkan pelanggan yang dilayani sebuah perusahaan. Hal ini dapat dilihat pada sbuag bank yang mengelompokkan pelayanan kredit berdaasarkan banyak sedikitnya uang yang ditempatkaan. Nasabah eksklusif yang tabungannya di atas 1 miliar rupiah harus berbeda dengan nasabah yang menabung dibawah 50 juta. Dari penjelasan diatas, suatu organisasi biasanya menggunakan minimal 2 kategori dalam pengorganisasian operasi perusahaan.

3.                  Rantai Komando

Unsur ini menjelaskan kepada siapa hasil aktivitas (pekerjaan) akan dilaporkan. Hal ini juga dapat diperluas dengan pertanyaan “ Kepada siapa saya harus bertanggung jawab dan kepada siapa saya berkonsultasi masalah dalam pekerjaan?”. Ada dua unsur penting dalam menjelaskan konsep rantai komando, yaitu otoritas dan kesatua perintah. Menurut (Robbins, 2003), otoritas merupakan hak yang melekat pada posisi manajerial seperti memberikan tugas dan mengaharapkan tugas tersebut dapat dipatuhi dan dijalankan. Untuk menjaga agar hal tersebut dapat dijalankan sebagaimana mestinya, diperlukan kesatia perintah yang mensyaratkan idealnya seseotang hanya mempunyai seotang atasan di mana dia dapat melaporkan dan mempertanggungjawabkan hasil pekerjaanya.

Namum, seiring dengan semakin bekembangnya tenologi, prinsip rantai komando, otoritas dengan kesatua relevan. Staf dapat menggunakan email untuk bekomunikasi dengan CEO atau direktur yang lain tanpa melalui sepervisornya. Disisi lain ada tuntutan agar staf lebih mandiri dalam pengambilan keputusan. Hal inilah yang menjadikan konsep tim (baik self-managed maupun cross functional) cukup relevan dan diimplementasikan di sebagian besar organisasi. Untuk organisasi semacam militer ataupun organisai pemerintahan, unsur rantai komando masih menjadi standar dalam penyusunan struktur organisasi.

4.                  Rentang Pengawasan

Unsur ini mendeskripsikan beapa jumlah bawahan yang dapat dikelola secara efisien dan efektif oleh seorang manajer. Ada dua hal strategis yang berkaitan dengan unsur ini, yaitu apakan menggunakan rentang pengawasan yang beasar (dalam struktur oranisasi vertikal) atau lebar (dalam struktur oranisasi horizontal). Siekman (2000) menyebutkan bahwa dengan menggunakan rentang pengawasan yang besar akan menjadikan manager dapat mengawasai bawahannya lebih dekat,dan memberikan feedback lebih sering dibandingkan remtang pengawasan yang lebar. Namun Robbins (2003) beragumen bahwa hal tersebut akan meningkatkan biaya staf, karena menambah jumlah manager atau sipervisor dan membuat pengambilan keputusan menjadi lambat. Hal tersebut membuat rentang pengawasan yang lebar menjadi lebih bnayak diiplementasiakn di berbagai organisasi (Hammer dan Champy,1993) dengan manfaat fleksibilitas yang meningkatkan sera dapat memberdayakan keryawan melalui kemandirian yang diberikannya.

5.                  Sentralisasi dan Desentralisasi

Unsur ini berkaitan dengan peran siapa yang akan mengambil keputusan dalam organisasi. Jika pengambilan keputusan dilakukan oleh pimpinan atau kantor pusat, dapat dikatakan bahwa organisasi yang bersangkutan menggunakan sentralisai dan jika sebaliknya disebut dengan desentralisasi. Robbins (2003) mendefinisikan sentralisasi sebagai derajat dimana penbuatan keputusan dipusatkan pada beberapa jabayan di perusahaan. Menurut Gomez-Mejia, Balkin dan Candy (2004), deesentralisasi merupakan pengalihan tanggung jawab dan wawanang dalam mengambil keputusan dari kantor pusat kepada orang yang berlokasi terdekat dengan situasi yang membutuhkan perhatian. Dengan menggunakan desentralisasi, tidakan dapat dilakukan lebih cepat dalam menyelesaikan masalah, lebih banyak orang yang terlibat di dalamnya, dan menjadikan karyawan lebih menjadi bagian dari sebuah organisasi. Dewasa ini tren penggunaan desentralisasi menjadi luas karena beberapa manfaat di atas. Hal inilah yang mendasari penerbitan Undang-undang otonomi daerah nomor 25 tahun 1999, karena pemerintahan Republik Indonesia menyadari bahwa pemerintahan daerah lebih dekat dengan permasalahan daerahnya masing-masing yang tentunya memahami dan mngetahui lebih baik kondisi daerahnya dibandingkan pemerintah pusat.

6.                  Formalisasi

Unsur ini dedefinisikan oleh Gomez-Mezia dkk (2004) sebagai dokumen tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan, dan mendefinisikan pekerjaan dalam tugas, tanggung jawab, kondisi dan spesifikasi sebuah pekerjaan. Jika pekerjaan yang ada telah diformalisasi, akan diketahui pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, kapan harus diselesaikan, dan bagaimana cara menyelesaikannya. Biasanya hal ini lebih tepat diterapkan dalam organisasi yang telah mapan, namun untuk organisasi yang mengedepankan inovasi dan kreativitas sebagai competitive adavantage-nya, biasanya tidak memformalisasikan pekerjaannya terutama untuk karyawan R&D-nya. Namun untuk staf administrasi dengan jenis pekerjaan yang relatif berulang-ulang, formalisai akan diterapkan sebagai alat kontrol atas penerapan administrasi yang baik.

II. Asas Sentralisasi

Dari keenam prinsip tersebut, terlihat bahawa sentralisasi dan desentralisasi merupakan suatu prinsip penting dalam pengorganisasian perkantoran. Prinsip ini digunakan dalam menentukan siapa pemegang kekuasaan dalam suatu organisasi.

Asas yang pertama adalah sentralisasi. Menurut Moekijat (1975) sentralisasi berarti titik berat pada pengawasan dari pusat seperti yang dinyatakan oleh instruksi-instruksi secara terinci dari kantor pusat mengenai pekerjaan apakah yang harus dilakukan, bagaimana, dan bilamana pekerjaan tersebut harus dilakukan, kemudian menuntut adanya laporan-laporan yang sering dan teratur tentang pekerjaan tersebut. Pendapat tersebut sejalan dengan yang diutarakan oleh Chaniago (2013) bahwa sentralisasi artinya wewenang atau kekuasaan sebahagian besar tetap dipegang oleh seorang pemimpin dan hanya sebahagian kecil yang disebarkan ke seluruh struktur organisasi dan orang lain.  Dari kedua pendapat diatas dapat diartikan bahwa sentralisasi sebagai  asas pemusatan berarti semua kegiatan administrasi atau perkantoran di pusatkan di suatu tempat dan di pimpin oleh seorang office manager. Contohnya untuk manajemen kearsipan dalam sebuah pengarsipan di sebuah organisai/kantor di pusatkan pada satu departemen yaitu departemen kearsipan pusat, sehingga setiap pegawai ataupun setiap bagian dalam kantor harus meminjam/mentimpan arsip pada kearsipan pusat kantor tersebut.

Gambar 1. Pelayanan Kearsipan POLBAN yang Terpusat

Pada Unit Kearsipan

Dari gambar diatas terlihat bahwa dalam sistem sentralisasi semua kegitan setiap jurusan yang berhubungan mengenai kearsipan akan dikelola oleh kearsipan pusat yang berada di Polban.

Asas sentralisasi memiliki kelibihan, berikut kelebihan asa sentralisasi yang dikemukakan oleh Moekijat (1975)  adalah :

a)      Pengawasan administrasi yang lebih baik

b)      Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan lebih mudah

c)      Pengawasan dapat sesuai dengan standar.

d)     Penggunaan mesin-mesin yang lebih baik

e)      Penggunaan para ahli dan saran yang paling baik

f)       Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja

Selain menurut Moekizat ada pendapat lain mengenai kelebihan asas sentralisasi, menurut Rismansah (2008)  menganut asas sentralisasi, efisien lebih mudah dicapai karena semua pekerjaan kantor dan fungsi-fungsi operasioanal dikoordinasikan oleh seorang manajer kantor, walaupun beberapa bagian dikerjakan di dalam kantor departemen yang tidak berada di bawah pengawasan manajer kantor. Manajer kantor  bertugas untuk mengorganisasi, memperkengkapi, mengagkat staf, dan melakukan pengangan pada manajemen kantor dengan memberikan pelayanan yang diminta oleh departemen fungsional lainnya.

Selain keuntungan, asas sentralisasi pun memiliki kerugian. Berikut keruguian menggunakan asas sentralisasi menurut Moekijat (1975) adalah :

a)      Pengawasan yang telalu ketat dapat mengakibatkan frustasi pegawai

b)      Menambah pekerjaan tata usaha dan surat menyurat (birokrasi)

c)      Penangguhan dalam pelaksaan pekerjaan

d)     Adalah tidak baik pengawasan dari jauh, misalnya adalah tidak praktis dibuat oleh pemimpin yang jauh dari pekerjaan

e)      Penumpukan pekerjaan pada sautu bagian

f)       Kurang praktis karena semua pekerjaan administrasi tergantung pada satu bagian saja.

g)      Jika letak setiap divisi berjauhan, sentralisasi sangat sulit untuk dilaksanakan.

Ada beberapa pelayanan kantor yang dapat disentrlisasikan (Moekizat, 1975), yaitu :

a)      Penerimaan dan pengiriman surat

b)      Telepon/komunikasi lainnya

c)      Penerimaan tamu

d)     Penggandaan surat-surat

e)      Penyimpanan surat-surat

f)       Pengetikan

g)      Pekerjaan menghitung

h)      Perlengkapan kantor dan alat tulis menulis

i)        Pengawasan formulir

j)        Pembersihan kantor dankantin

k)      Katihan dan pengerjaan pegawai tata-usaha

l)        Daftar hadir

Dari penjelasan diatas dpaat terlihat, bahwa pekerjaan yang disentralisasikan merupakan pekerjaan yang umum/sepele, dimana setiap divisi atau departemen memiliki stadart yang sama dalam melakukan pekerjaan tersebut.

III. Asas Desntralisasi

Selain asas sentralisai dikenal juga asas desentralisasi yang artinya tersebar. Desentralisai adalaj ketika pemusatan wewenang terjadi pada level pimpinan bawah Chaniago (2013). Dalam asas desentralisasi ini telah terjadi pelimpahan wewenang dari top management ke middle management, terus mengalir ke lower management. Jika diartikan secara umu, desentralisasi atau asas pemencaran artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran diserahkan ke manajer fungsional. Jadi kegiatan perkantoran dilaksanakan pada masing-masing bagian dan dipimpin oleh masing-masing manajer fungsional. Oleh karena itu, sebagian besar tugas , wewenang dan tanggung jawab fungsi perkantoran diserahkan kepada manajer fungsional dalam setiap divisi yang tidak hanya berkecimpung dengan masalah surat-menyurat, pencatatan warkat/arsip, dan sebagainya, tetapi juga dalam masalah pengarsipan serta personel sekretari yang bersangkutan.

Gambar 2. Pelayanan Kearsipan POLBAN yang Tesebar

Pada Unit Kearsipan Setiap Jurusan

Dari gambar diatas dapat terlihat bahwa dalam sistem desentralisasi, kegiatan kerasipan setiap jurusan dilakukan di jurusan masing-maisng, atau dilakukan secara tersebar.

Asas desentralisasi memiliki kelebihan atau keuntungan. Berikut keuntungan sistem desentralisai yang dikemukakan oleh Chaniago (2013), yaitu:

• Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani berdasasrkan kebutuhan unit maisng-masing.
• Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan.
• Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan
• Pekerjaan dilaksanakan oleh maisng-masing bagian/unit
• Pengawasan pekerjaan dilaksanakan secara efektif

Selain kelebihan, sama seperti asas sentralisasi, asas ini pun memiliki kelemahan. Kelemahan desentralisasi menurut Chaniago (2013) adalah :

• Pengawasan administrasi kurang optimal
• Penggunaan peralatan kurang optimal
• Tidak adanya keseragaman kerja
• Pekerjaan terlalu bebas
• Pemborosan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan
• Tidak ada harmonisasi dalam organisasi
• Adanya potensi duplikasi arsip

III. Asas Campuran

Meskipun asas sentralisasi dan desentralisai dapat dipilih, namun faktanya sebagian besar perusahaan mengaut asa kombinasi/campuran, artinya subfungsi tertentu yang biasa lebih efisien dipencarkan  atau didesentralisasikan kepada manager operasional (misalnya dalam hal pencatatan dan penyimpanan arsip-arsip khusus) dan sebagian subfungsi lain dipusatkan di kantor pusat seperti pemrosesan data, korespondensi, perawatan gedung fan lain sebagainya (Rismansah, 2008).

Gambar 3. Pelayanan Kearsipan POLBAN yang Campuran

 

Dari gambar diatas dapat dijelaskan, bahwa kantor yang menggunakan asas campuran, disetiap unitnya memiliki seksi kearsipan tersendiri, tetapi tetap dikendalikan oleh unit kearsipan pusat.

- - - = koordinasi dan pengawasan standar hasi kerja kantor yang dilakukan oleh kantor pusat

Sama seperti asas lainnya, asas campuran pun memiliki keunggulan (Chaniago, 2013), yaitu :

• Adanya asas pembagian tugas yang jelas
• Adanya penganganan suatu masalah dan dalam rangka mewujudkan kordinasi yang mantap antar kegiatan, maka bagian fungsional berkewajiban memprakarsainya
• Adanya penyesuaian dan perpaduan dalam melaksanakan pekerjaan
• Terdapatnya kesesuaian atara kebijakan dan program pekerjaan

Selain keunggulan terdapat juga kelemahannya, yaitu ;

• Potensi kekacauan dalam sistem pekrjaan relatif tinggi
• Kurangnya pengawasan antar pekerjaan

IV. Asas Sentralisasi Dan Desentralisasi Dalam Sistem Kearsipan Perkantoran

Azas Kearsipan Prinsip yang dianut oleh setiap kantor dalam penyelenggaraan dan penyimpanan warkat adalah aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel). Dalam penyelenggaraan penyimpanan warkat, dikenal 3 macam azas, yaitu:

a. Azas Sentralisasi

Penyimpanan warkat yang di pusatkan pada satu unit kerja khusus yang lazim disebut

sentral arsip.

Keuntungan penyimpanan azas sentralisasi adalah :

• Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
• Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
• Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.
• Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

Kelemahan penyimpanan azas sentralisasi adalah :

• Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif  untuk organisasi yang kecil.
• Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.
• Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

b. Azas Desentralisasi

Sistem yang dipergunakan masing - masing unit kerja tergantung kepada ketentuan kantor yang bersangkutan. Di sini semua kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan masing - masing oleh unit kerja.

Keuntungan desentralisasi arsip :

• Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing.
• Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit kerja sendiri.
• Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena jenis arsipnya sudah dikenal dengan baik.

Kelemahan desentralisasi arsip :

• Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasikan arsip yang tersimpan.
• Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip pada setiap unit
• kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan
• sukar dihindari.
• Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
• Memerlukan tidak menghemat tempat atau ruangan karena penyimpanannya pada setiap unit kerja.

c. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi

Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan baik sentralisasi atau desentralisasi, maka dalam penanganan arsip dapat dilakukan dengan cara mengelola arsip yang masih aktif pada setiap unit kerja (desentralisasi) sedangkan arsip-arsip inaktif dikelola dengan cara sentralisasi.

IV. Kesimpulan

Dalam memilih asa perkantoran yang digunakan, baik sentralisasi, desentralisasi maupun asas campuran akan mempengaruhi pada setiap sumberdaya (man, money, machine, methode, market). Tidak ada asas yang terbaik, hanya ada yang tepat. Setiap asas akan menjadi asas yang tepat jika digunakan sesuai pada faktor-faktor penentu nya, seperti besar kecilnya organisasi, luas ruang lingkup pekerjaan, tinggi rendahnya struktur (level organisasi, visi dan misi organisasi, dan gaya kepemimpinan. Oleh karena itu dalam meilih asas yang akan digunakan harus berhati-hati.

Daftar Pustaka

Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: CV. Akbar Limas Perkasa.

Cortada, J. (2001). The Quality Yearbook 2001. New York : McGraw-Hill.

Gitlow, H. (2001). Quality Management System. Boca Raton, FL: CRC Press.

Gomez-Mezia, L. B. (2004). Managing Human Resource. New Jersey: Prentice Hall.

Moekijat. (1975). Aministrasi Perkantoran. Bandung: CV. Mndar Maju.

Rismansah, D. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.

Robbins, S. (2003). Organizational Behavior (10 ed.). New Jersey: Prentice Hall.

Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga.